Компания заказала товар в Китае, партия почти готова к отправке, но для ввоза и продажи продукции требуется подтверждение соответствия. Для оформления сертификата или декларации нужны испытания. А для испытаний нужны образцы.
Возникает классический вопрос импортера: как ввезти образцы, если сертификата на товар еще нет?
Такая возможность предусмотрена. Но образцы необходимо оформлять именно как продукцию, предназначенную для исследований и испытаний, а их количество должно быть обосновано.
Разберемся, как организовать ввоз так, чтобы не выяснять правила уже на таможне.
Почему образцы ввозят до основной партии
Для многих видов импортной продукции процедура подтверждения соответствия включает лабораторные испытания.
Это означает, что образцы должны физически попасть в лабораторию до того, как будут получены результаты исследований и завершено оформление разрешительного документа.
Именно поэтому схема «сначала ввезем коммерческую партию, потом сделаем сертификат» подходит далеко не всегда.
Рациональнее еще до основной поставки определить:
- какие технические регламенты распространяются на товар;
- какая форма подтверждения соответствия требуется;
- нужны ли испытания;
- сколько образцов необходимо;
- какие документы потребуются для их ввоза.
Так сертификация становится частью подготовки импорта, а не проблемой, возникающей после прибытия товара.
Можно ли ввезти образцы без готового сертификата
Да, если продукция ввозится именно для проведения исследований и испытаний и соблюдены предусмотренные условия.
Решением Коллегии ЕЭК № 294 предусмотрено исключение для проб и образцов, предназначенных для исследований и испытаний. При таможенном оформлении в качестве подтверждения цели ввоза может потребоваться копия договора с аккредитованным органом по сертификации или аккредитованной испытательной лабораторией либо письмо такой организации. В документе подтверждается необходимое для испытаний количество, вес или объем продукции.
То есть логика проста: товар ввозится не для продажи, а в ограниченном количестве для проведения процедуры оценки соответствия.
Это и должно подтверждаться документами.
Сколько образцов можно ввезти
Здесь нельзя использовать универсальную формулу вроде «три штуки каждого товара».
Количество зависит от конкретной продукции и программы испытаний.
Например, значение могут иметь:
- вид изделия;
- модельный ряд;
- материалы и состав;
- количество необходимых испытаний;
- используемые методы;
- необходимость разрушающих исследований.
Для сложной продукции может потребоваться несколько экземпляров. В других случаях объем определяется количеством материалов или моделей, которые необходимо исследовать.
Поэтому сначала специалист определяет требуемое количество образцов, а уже потом оформляется их ввоз.
Ввоз десяти коробок товара под видом «образцов», если для испытаний достаточно двух единиц, закономерно вызовет вопросы.
Какие документы подготовить
Конкретный комплект зависит от продукции и условий поставки, но импортеру обычно стоит заранее подготовить сведения о товаре и изготовителе.
Для работы могут потребоваться:
- контракт или иной документ с поставщиком;
- инвойс;
- описание продукции;
- модели и артикулы;
- сведения об изготовителе;
- техническая документация;
- документы, подтверждающие цель ввоза образцов;
- договор или письмо аккредитованной организации о необходимом количестве продукции для испытаний.
Очень важно, чтобы сведения в документах не противоречили друг другу.
Если в инвойсе указан один изготовитель, в техническом описании другой, а на образце стоит третье название, проблему лучше решить до отправки груза.
Что написать поставщику
Иностранному производителю стоит заранее объяснить, что отправляется не коммерческая партия, а образцы для проведения испытаний.
В документах на отправление продукция должна быть идентифицирована корректно. Не стоит просить фабрику написать на инвойсе что-нибудь вроде «gift» или искусственно менять описание товара ради упрощения ввоза.
Такие творческие решения иногда экономят пять минут на подготовке документов и создают значительно больше работы после прибытия груза.
Кроме того, образцы должны соответствовать той продукции, которая впоследствии будет производиться и поставляться серийно.
Если лаборатория испытала одну модель, а коммерческая партия изготовлена уже из других материалов или по измененной конструкции, ценность таких испытаний становится весьма сомнительной.
Можно ли взять образец из уже приехавшей партии
Ситуация возможна, но решение зависит от того, как товар был ввезен и какая процедура применяется.
Если коммерческая партия уже находится на таможне без необходимых документов о соответствии, просто вынуть из нее пару изделий и «быстро отнести в лабораторию» не всегда решает проблему.
Поэтому вопрос сертификации лучше прорабатывать до отгрузки партии иностранным производителем.
Особенно если речь идет о новом товаре, новом поставщике или категории продукции, с которой компания раньше не работала.
Типичная ошибка: образцы не совпадают с серийным товаром
Представим, что производитель отправил для испытаний футболку из хлопка.
Испытания завершены, документы оформлены. Перед производством основной партии фабрика решила немного удешевить товар и изменила состав материала.
Для закупщика это все еще та же футболка с тем же артикулом.
С точки зрения подтверждения соответствия характеристики продукции изменились.
Похожая ситуация возникает при замене пластика, комплектующих, электрических компонентов, красителей или производственной площадки.
Поэтому после испытаний важно контролировать, чтобы серийная продукция соответствовала идентифицированным и исследованным образцам.
Когда начинать сертификацию импортного товара
Лучший момент — до размещения основного заказа или, как минимум, до его отгрузки.
Сначала нужно предоставить специалисту описание продукции, характеристики, фотографии и информацию об изготовителе.
После этого можно определить требования к товару, необходимую процедуру, испытания и количество образцов.
Только затем организовывать их отправку.
Для импортера это намного безопаснее, чем заказать товар на несколько миллионов рублей и уже после прибытия выяснять, можно ли его вообще законно выпустить в обращение.
Как «СертЭксперт» помогает с ввозом образцов
Если вы планируете импорт продукции, специалистам «СертЭксперт» можно направить описание товара и документы иностранного изготовителя еще до отправки груза.
Мы определим, какие требования применяются к продукции, нужны ли испытания, сколько образцов потребуется для процедуры и какие документы необходимо подготовить для их ввоза.
После проведения испытаний можно продолжить оформление сертификата или декларации соответствия для последующего ввоза и реализации основной продукции.
