Срок действия сертификата заканчивается через неделю, а на складе осталось несколько тысяч единиц продукции.
Нужно срочно получать новый документ? Останавливать продажи? Снимать карточки с маркетплейсов? Или товар можно спокойно распродать?
Ответ зависит не только от даты, указанной в сертификате.
Главное — понять, когда продукция была изготовлена и выпущена в обращение, на каких условиях действовал сертификат и действительно ли конкретная партия относится к продукции, соответствие которой было подтверждено.
Разберемся, что происходит с товаром после окончания срока действия сертификата.
Что означает срок действия сертификата
Сертификат соответствия действует в течение установленного периода.
Например, сертификат на серийно выпускаемую продукцию может быть оформлен на несколько лет. В течение этого периода изготовитель выпускает продукцию, а заявитель использует сертификат для подтверждения ее соответствия установленным требованиям.
Но дата окончания сертификата не означает, что в этот день вся ранее произведенная продукция внезапно становится несоответствующей.
Здесь необходимо разделять две вещи:
- срок действия документа;
- срок обращения продукции, выпущенной при действующем подтверждении соответствия.
Именно смешение этих понятий чаще всего вызывает вопрос: «Сертификат закончился — что делать с остатками?»
Можно ли продавать товар после окончания сертификата
В ряде случаев продукция, которая была выпущена в обращение в период действия документа о соответствии, может продолжать находиться в обращении и после окончания срока действия этого документа в пределах установленного срока службы или срока годности продукции, если иное не установлено применимыми требованиями.
То есть сам по себе факт, что сегодня сертификат уже закончился, еще не означает автоматический запрет на продажу всех остатков.
Но необходимо подтвердить, что конкретный товар действительно относится к продукции, выпущенной в обращение в период действия сертификата.
И здесь начинаются детали.
Что значит «выпущена в обращение»
Это один из ключевых терминов.
Выпуск продукции в обращение — не просто момент, когда менеджер разместил карточку на маркетплейсе.
В техническом регулировании речь идет о поставке или ввозе продукции с целью ее распространения на территории ЕАЭС в ходе коммерческой деятельности.
Для импортера принципиальное значение имеют документы на поставку и обстоятельства ввоза продукции.
Для российского изготовителя — документы, позволяющие установить период производства и выпуска соответствующей продукции.
Поэтому при спорной ситуации недостаточно показать только старый сертификат.
Нужно уметь связать с ним конкретный товар.
Пример: товар уже находится на российском складе
Представим ситуацию.
Сертификат на серийную продукцию действовал до 1 сентября.
В июле импортер ввез крупную поставку товара, соответствующую продукции, указанной в сертификате. Часть продал в августе, часть осталась на складе.
Наступило 2 сентября.
Сам факт окончания сертификата не превращает июльскую поставку в незаконную.
Если продукция была правомерно выпущена в обращение в период действия документа и соблюдены остальные обязательные требования, необходимо оценивать именно этот статус товара.
Совсем другая ситуация — если после окончания сертификата импортер хочет ввезти очередную коммерческую партию продукции, опираясь на старый документ.
Здесь дата документа уже имеет принципиальное значение.
А если товар еще едет из Китая?
Вот здесь лучше не ориентироваться на формулировку «мы его заказали, когда сертификат еще действовал».
Дата заказа сама по себе не решает вопрос.
Можно подписать контракт в июне, оплатить товар в июле, произвести его в августе, а ввезти в ЕАЭС в октябре.
Если сертификат к этому моменту прекратил действие, необходимо отдельно определить, на каком основании новая продукция будет выпускаться в обращение.
Поэтому при импортных поставках срок сертификата нужно контролировать заранее.
Особенно если производство и логистика занимают несколько месяцев.
Сертификат, которому осталось две недели, и новая партия, которая только отправляется морем из Китая, — сочетание, которое стоит проверить до отгрузки.
Дата производства имеет значение, но не решает все
Распространенная логика выглядит так:
«Товар произведен, пока сертификат действовал, значит его можно продавать».
Не всегда достаточно только даты изготовления.
Нужно учитывать правила выпуска продукции в обращение и требования конкретного технического регламента.
Кроме того, необходимо доказать, что речь идет именно о той продукции, на которую распространялся сертификат.
Поэтому при анализе остатков смотрят не одну дату на упаковке, а всю цепочку документов.
Какие документы стоит сохранить
Если срок сертификата заканчивается, а на складе остается значительный объем продукции, важно сохранить документы, позволяющие проследить ее происхождение и поставку.
В зависимости от ситуации это могут быть:
- договор с изготовителем или поставщиком;
- инвойсы;
- спецификации;
- товаросопроводительные документы;
- таможенные документы;
- сведения о партиях;
- документы складского учета;
- документы о дате производства;
- действовавший на момент выпуска сертификат и его приложения.
Чем понятнее прослеживаемость товара, тем проще подтвердить, к какой продукции и какому периоду он относится.
Особенно это важно, когда после окончания документа компания продолжает продавать значительные складские остатки.
Что происходит с карточкой товара на маркетплейсе
Здесь возникает отдельная практическая проблема.
Продавец знает, что реализует остатки ранее выпущенной продукции. Но в карточке товара прикреплен сертификат, срок которого уже закончился.
Маркетплейс может ориентироваться на собственные правила проверки документов и запросить актуальное подтверждение соответствия.
Поэтому правомерность обращения конкретного остатка продукции и технические требования площадки к документам в карточке — не всегда одно и то же.
Если продажи продолжаются на Wildberries, Ozon или другой площадке, лучше заранее проверить требования маркетплейса и подготовить документы, подтверждающие происхождение остатков.
А если поставки этой модели будут продолжаться, обычно нет смысла ждать блокировки карточки — вопрос нового документа лучше решить заранее.
Когда новый сертификат точно понадобится
Если компания продолжает серийное производство или регулярный импорт товара, окончание сертификата нельзя рассматривать как момент для длительной паузы.
Новый документ потребуется для дальнейшего выпуска продукции в обращение, когда обязательное подтверждение соответствия для нее сохраняется.
Например, компания ежемесячно ввозит бытовую технику.
Сертификат заканчивается 30 сентября.
На складе остаются товары из предыдущих поставок, но одновременно в октябре планируется новая партия.
В этом случае задача состоит из двух частей.
- Первая — определить статус складских остатков.
- Вторая — своевременно оформить подтверждение соответствия для дальнейших поставок.
И вторую лучше начинать решать не 30 сентября.
За сколько начинать переоформление
Универсального срока нет.
Все зависит от продукции, схемы сертификации, объема испытаний, необходимости анализа производства и других процедур.
Но правило простое: чем сложнее товар, тем меньше стоит откладывать.
Если для оформления необходимо получить образцы от зарубежного изготовителя, доставить их, провести испытания и пройти остальные этапы процедуры, начинать за несколько дней до окончания старого сертификата явно поздно.
Оптимальный момент для проверки — когда до окончания документа остается несколько месяцев.
Тогда есть время:
- проверить актуальность технических регламентов;
- проанализировать изменения в продукции;
- уточнить модельный ряд;
- подготовить документы;
- организовать отбор и испытания образцов;
- провести предусмотренные процедурой мероприятия.
За несколько лет действия старого сертификата могла измениться не только нормативная база.
Сам товар тоже часто меняется.
Если товар изменился, просто «продлить сертификат» не получится
Выражение «продлить сертификат» часто используется в бытовом смысле.
Но новый цикл подтверждения соответствия — хороший момент проверить, что именно компания продает сейчас.
Допустим, пять лет назад был сертифицирован электрический прибор.
За это время изготовитель поменял блок питания, несколько компонентов, корпус, программное обеспечение и добавил новые модели.
Отдел закупок воспринимает это как развитие одной линейки.
Но для оценки соответствия необходимо определить, насколько текущая продукция соответствует той, которая проходила процедуру раньше.
Поэтому перед новым оформлением полезно сравнить старые и текущие характеристики товара.
А если изменились технические регламенты или стандарты
Это еще одна причина не копировать старый сертификат механически.
За время его действия могут измениться:
- требования технических регламентов;
- перечни стандартов;
- методы испытаний;
- формы документов;
- процедуры оценки соответствия;
- требования к маркировке.
Поэтому старый пакет документов — полезная отправная точка, но не гарантия того, что новую процедуру можно провести абсолютно так же.
Перед повторной сертификацией нужно проверить актуальные требования на текущую дату.
Сертификат закончился, а товар вернули покупатели
Интересная ситуация возникает с возвратами.
Допустим, продукция была законно продана в период действия сертификата, затем покупатель ее вернул уже после окончания документа.
Сам факт возврата не означает, что товар автоматически становится новой продукцией, впервые выпускаемой в обращение.
Но при повторной продаже необходимо учитывать состояние товара, правила торговли, требования площадки и возможность подтвердить происхождение конкретной единицы.
Поэтому такие случаи лучше не смешивать с новой поставкой после окончания сертификата.
А если сертификат не закончился, а был приостановлен
Это принципиально другая ситуация.
Истечение срока действия и приостановление действия сертификата — не одно и то же.
Если сертификат приостановлен или прекращен по основаниям, связанным с выявленными нарушениями или несоответствием продукции, нельзя автоматически применять логику обычного окончания срока действия документа.
Необходимо выяснить причину изменения статуса сертификата и требования к соответствующей продукции.
Поэтому первым действием при любых сомнениях должна быть проверка документа в реестре.
Смотреть нужно не только дату окончания, но и его текущий статус.
Что проверить, если сертификат скоро заканчивается
Удобно пройти семь вопросов.
- До какой даты действует сертификат?
- Продолжается ли производство или импорт продукции?
- Когда были произведены и выпущены в обращение товары, которые находятся на складе?
- Можно ли документально подтвердить происхождение этих остатков?
- Не изменились ли продукция, модели, изготовитель или производственная площадка?
- Не изменились ли применимые обязательные требования?
- Когда планируется следующая поставка или выпуск новой продукции?
После этого становится понятно, нужно ли просто разобраться со статусом остатков или уже запускать новую процедуру сертификации.
Самая частая ошибка — вспомнить о сертификате в день его окончания
Для бизнеса сертификат часто выглядит как документ, который один раз получили и положили в папку.
На несколько лет о нем забывают.
Проблема обнаруживается, когда маркетплейс присылает запрос, таможенная поставка уже готовится или менеджер замечает красную дату в таблице.
Поэтому сроки действия разрешительных документов лучше контролировать так же, как сроки договоров, лицензий и других важных документов компании.
Особенно если ассортимент большой.
Напоминание за несколько месяцев стоит значительно дешевле, чем остановка очередной поставки.
Что делать с остатками: короткий алгоритм
Если сертификат уже закончился, а продукция осталась, не начинайте сразу оформлять новый документ только ради товара на складе.
Сначала определите:
- что это за продукция;
- когда она была произведена;
- когда и каким образом была выпущена в обращение;
- действовал ли в этот момент документ;
- соответствует ли товар продукции, указанной в сертификате;
- есть ли документы, подтверждающие поставку и происхождение.
После этого можно оценить возможность дальнейшей реализации конкретных остатков.
А если компания планирует продолжать производство или импорт, параллельно необходимо решить вопрос с новым подтверждением соответствия.
Как поможет «СертЭксперт»
Если срок сертификата заканчивается или уже закончился, специалисты «СертЭксперт» могут проверить ситуацию до того, как вы остановите продажи или начнете оформлять ненужный документ.
Для анализа достаточно прислать действующий или закончившийся сертификат, информацию о продукции и сведения об остатках и будущих поставках.
Мы поможем определить, какие товары относятся к продукции, выпущенной в обращение в период действия документа, и что необходимо для дальнейшего производства или импорта.
Если требуется новое подтверждение соответствия, заранее определим процедуру, необходимые документы и испытания.
Главное — не ориентироваться только на дату в сертификате.
При работе с остатками важно понимать историю конкретного товара.
